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會展項目策劃，是指在會展活動開始的最初階段就要進行的，有時甚至要貫穿于會展活動始終的一種悠閑的、提前的、指導的活動。比較流行的觀點認為：
會展項目策劃是對會展進行管理和決策的一種程序，它是一種對會展項目的進程以及會展項目的總體戰略進行前瞻性規劃的活動。
會展項目策劃具有針對性、系統性、變異性、可行性等特點。
對于展會的組織者來說，會展項目策劃師會展運作的核心環節；對于參展廠商來說，會展項目策劃提供的是參展策略和具體計劃。會展項目策劃的重要作用主要有一些5點：
1、戰略指導作用
2、實施規劃作用
3、進程制約作用
4、效果控制作用
5、規范運作作用
會展項目策劃是為會展項目活動提供策略的指導和具體的計劃。它必須遵循市場經濟的客觀規律和會展活動的基本原則。會展項目策劃的基本原則主要有6個方面：
1、借勢原則
2、目的性原則
3、可操作性原則
4、創新性原則
5、有效性原則
6、規范性原則
會展項目策劃是一項綜合性的工程，它所涉及的內容是多方面的，一般來說，會展項目策劃的內容有會展的調查與分析、會展的決策與計劃、會展的運作與實施、會展的效果評價與測定等
會展項目策劃的基本流程：
1、成立策劃小組
2、進行市場調查
3、決定會展策略
4、制定媒體策略
5、制定設計策略
6、制定預算方案
7、撰寫項目策劃方案
8、實施效果評估
